TERMES DE REFERENCE
- CONTEXTE
Le gouvernement de Djibouti a adopté une stratégie ambitieuse à long terme pour stimuler la croissance économique, créer des emplois et réduire la pauvreté. Pour répondre à ces défis, la République de Djibouti a élaboré une stratégie de développement (Vision 2035) fondée sur cinq piliers clés qui visent à (a) renforcer l’unité, la paix et la solidarité, (b) renforcer la bonne gouvernance et la démocratie, (c) promouvoir croissance économique compétitive et saine, (d) investir dans le capital humain, et (e) accroître le commerce et le commerce avec les partenaires régionaux. Le principe fondamental de vision 2035 est l’inclusion de tous les Djiboutiens. En matière de Genre, la République de Djibouti a ratifié l’ensemble des Conventions internationales relatives aux droits de l’homme notamment la Déclaration universelle des droits de l’homme, la Convention sur l’Élimination de toutes les formes de Discrimination à l’Egard des Femmes (CEDEF-CEDAW) en 1983, la Conférence Internationale sur la Population et le Développement (CIPD) en1994.Au niveau continental, Djibouti est signataire du Protocole de la Charte africaine des droits de
l’homme et des peuples relative aux droits des femmes en Afrique ainsi, qu’entre autres, la Déclaration solennelle des Chefs d’Etat sur l’égalité entre les hommes et les femmes.
Le Projet d’appui à la résilience des femmes et de leurs communautés face à la Violence Basée sur le Genre (PARVBG) s’inscrit dans ce contexte. Il constitue le pilote d’une approche innovante de prévention de la VBG qui traite ce problème de développement (i) en s’attaquant aux facteurs de risque de la VBG à travers des activités génératrices de revenus et en renforçant les compétences de vie des adolescentes et des jeunes femmes ; (ii) en développant la capacité des fournisseurs de services existants à apporter aux survivantes un soutien psychologique et de conseil, dans le but de contribuer à leur bien-être émotionnel et de les autonomiser ; (iii) en développant la capacité des principales parties prenantes interagissant fréquemment avec cette population à risque (ex. les associations communautaires, le personnel scolaire) à identifier les indices de violence envers les enfants et basée sur le genre, et en les formant aux techniques de soutien psychosocial et d’intervention de crise pour qu’elles puissent aider la personne qu’on leur a adressée tout en lui apportant un soutien émotionnel ; (iv) en brisant les tabous autour des formes de VBG qui n’ont pas été traitées par les entités nationales et les partenaires de développement (violence du partenaire intime, violence de personnes autres que le partenaire, violence économique et mariage des enfants) grâce à une approche intergénérationnelle et sensible au genre.
2. DESCRIPTION DU PROJET
Le projet proposé est conçu comme un projet pilote du Fonds japonais de développement social (JSDF) pour améliorer les moyens de subsistance des femmes les plus vulnérables de Boulaos et Balbala en tant qu'outil de prévention de la VBG pour les bénéficiaires. Les bénéficiaires cibles seront économiquement autonomes grâce à une employabilité et des compétences commerciales accrues et à un soutien au démarrage, augmentant ainsi leur participation à l'économie locale.
En plus d'un soutien ciblé individuellement, le projet pilote contribuera à améliorer l'environnement propice dans lequel les femmes bénéficiaires développeront leurs activités génératrices de revenus grâce à des interventions communautaires soutenant le changement de comportement contre la VBG, et à améliorer la qualité des services psychosociaux et de conseil offerts aux survivants des VBG.
Ce projet est composé de 3 composantes :
Composante 1 : Appui aux moyens de subsistance pour les adolescentes et les jeunes femmes à risque qui ont abandonné l’école
L’objectif de cette composante est d’offrir des opportunités d’acquisition des compétences et de moyens de subsistance à au moins 1 000 adolescentes et jeunes femmes à risque à travers deux sous-composantes : (i) compétences de base, formations techniques et à vocation professionnelle ; (ii) et soutien aux activités génératrices de revenus. Les bénéficiaires sont des femmes ou des filles qui ont abandonné l’école et ont intégré le Centre d’action sociale pour l'autonomisation des femmes (CASAF) géré par le ministère de la Femme et de la Famille (MFF) à Balbala, ou École de la Seconde Chance géré par l’Union des Femmes Djiboutiennes (UNFD) à Djibouti-Ville. Les deux écoles ciblent les jeunes filles et les femmes qui ont abandonné l’école, ont quitté leur famille ou sont issues de familles en dessous du seuil de pauvreté.
Composante 2 : Interventions communautaires et renforcement des capacités pour la prévention et la réponse à la VBG
Cette composante vise à soutenir les interventions communautaires et le renforcement des capacités pour la prévention et la réponse à la VBG à travers les deux sous-composantes suivantes : (i) promotion du changement de comportement et mobilisation communautaire ; et (ii) appui technique pour la fourniture de services psychosociaux et de conseil. Les ménages et les communautés ciblés dans le cadre de la composante 2 seront ceux des bénéficiaires sélectionnés dans le cadre de la composante 1. Les interventions communautaires et les activités de renforcement des capacités (composante 2) seront mises en œuvre simultanément avec les activités de soutien aux moyens de subsistance (composante 1) afin de maximiser les résultats positifs, les deux contribuant à un environnement propice à la participation des populations à risque à l’économie locale, notamment en atténuant les risques de violence économique, l’une des manifestations de la violence conjugale.
Composante 3 : Gestion et administration du projet, suivi et évaluation et diffusion des connaissances
Cette composante appuiera les activités suivantes : (i) gestion du projet pour la coordination et la mise en œuvre des activités y compris certains frais de fonctionnement ; (ii) les activités de suivi et d’évaluation du projet, y compris une approche communautaire participative pour les interventions à base communautaire (iii) la préparation du rapport d'évaluation final, y compris les leçons apprises ;(iv) la gestion des risques environnementaux et sociaux ; (v) évaluations participatives ; et (vi) audits annuels.
- Objectifs de l’audit :
L’audit des états financiers du projet Violence basé sur le Genre d’apprentissage (PARVBG) doit permettre à l’auditeur de présenter une opinion professionnelle sur la situation financière du projet à la fin de chacune des exercices, ainsi que les fonds reçus et dépenses effectuées au cours de chaque année. En plus d’une opinion professionnelle sur les états financiers du projet.
Les exercices comptables objet de l’audit des états financiers du projet PARVGB sont :
- L’exercice comptable sera clôturé le 31/12/2023
- L’exercice comptable sera clôturé le 31/12/2024
- L’exercice comptable sera clôturé le 15/12/2025
Les comptes du projet (livres de compte) servent de base à la préparation des états financiers du projet tenu par l’organe d’exécution du projet. Ils sont établis de manière à rendre compte des transactions financières relatives au projet.
L’Unité de Coordination du Projet a en charge de maintenir un système de contrôle interne adéquat ainsi qu’une documentation acceptable des transactions.
- Préparation des États Financiers Annuels
La responsabilité de la préparation des états financiers incluant les notes annexes relève de l’Unité de Coordination du Projet en conformité les principes du Plan Comptable Général de Djibouti de 2012.
L’auditeur est responsable de la formulation d’une opinion sur les états financiers fondée sur les normes d’audit internationales ISA (International Standards on Auditing) édictées par la Fédération Internationales des Experts-Comptables, IFAC (International Federation of Accountants). En application de ces normes d’audit, l’auditeur demandera à l’Unité de Coordination du Projet, une lettre de confirmation engageant la responsabilité des dirigeants dans l’établissement des états financiers et le maintien d’un système de contrôle adéquat.
- Étendue de l’audit :
Comme indiqué ci-dessus, l’audit du Projet sera réalisé en conformité aux normes internationales d’audit (ISA) édictées par l’IFAC et inclura les tests et les procédures d’audit ainsi que les vérifications que l’auditeur jugera nécessaires au regard des circonstances. L’auditeur s’assurera que :
- Toutes les ressources extérieures ont été employées conformément aux dispositions des accords de financement applicables, dans un souci d’économie et d’efficience et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies. L’accord de financement applicable est le Don GPE n° TF-B1108 et le Don GPE n°TF0 B6054.
- Toutes les transactions relatives au Projet sont inscrites aux EFP émis conformément aux Normes comptables généralement admises.
- Les biens et services financés ont fait l’objet de marchés passés conformément aux dispositions des accords de financement applicables et des directives de la Banque Mondiale.
- Les acquisitions des biens et services financés ont fait l’objet de marchés passés conformément aux dispositions des accords de financement applicables fondés sur les procédures de passation de marché de la Banque Mondiale [1] et ont été proprement enregistrés dans les livres comptables ;
- le Projet tient une comptabilité rigoureuse qui enregistre conformément à des pratiques comptables appropriées, les opérations relatives aux ressources et dépenses liées à son exécution ;
- les fonds alloués au PRODA ont été dépensés conformément à l'objet et dans l'intérêt du Projet ; il s'agit essentiellement de s'assurer d'une part, du caractère probant des pièces justificatives des dépenses et d'autre part, de l'affectation des fonds alloués par les Bailleurs de fonds.
- les décaissements sont justifiés ;
- les opérations de suivi et d'évaluation sont réalisées ainsi que l'émission des rapports conformément aux recommandations des Bailleurs de fonds ;
- Les comptes du Projet sont tenus conformément aux plans comptables budgétaire, analytique, général, géographique et par financement.
- Toutes les pièces comptables sont bien reportées dans le logiciel de gestion comptable comme indiqué dans le manuel de procédures.
- Examiner et évaluer la capacité de gestion du personnel de l’agence d’exécution du Projet à mener efficacement les opérations, ainsi que les risques liés au système national de gestion financière du Projet ;
- Les biens, travaux et services financés sont réels et de bonne qualité; cette étape nécessitera le contrôle physique sur site des activités réalisées dans le cadre du projet et l’évaluation de la performance des partenaires, y compris l’unité de gestion du projet, les consultants, prestataires de services et l’assistance technique, ainsi que les entreprises chargées de travaux, le cas échéant. Il devrait exister des liens évidents entre les livres de comptes, les rapports financiers présentés à la Banque, ainsi que le niveau d’exécution physique du projet.
- Tous les dossiers, comptes et écritures nécessaires ont été tenus au titre des différentes opérations relatives au projet (y compris les dépenses couvertes par des relevés de dépenses ou le compte désigné) en assurant la piste d’audit à la fois avec les EFP, les RDD et les rapports soumis à la Banque. Il y a lieu d’établir une interaction claire entre les livres de comptes et les rapports soumis à la Banque.
- Le compte désigné est tenu conformément aux dispositions des accords de financement applicables et des règles et procédures de la Banque.
- Les comptes du Projet ont été préparés sur la base de l’application systématique des normes du Système Comptable OHADA et donnent une image fidèle de la situation financière du Projet à la fin de chaque exercice ainsi que des ressources reçues et des dépenses effectuées au cours de l’exercice clos à cette date.
- La performance financière globale du Projet est satisfaisante ;
- Les actifs immobilisés du Projet sont réels et correctement évalués et le droit de propriété du Projet ou des bénéficiaires sur ces actifs est établi en conformité avec l’accord de financement ;
- L’état de rapprochement entre les montants sous la rubrique « Fonds reçus des bailleurs de fonds du Projet » et les montants encaissés au titre des décaissements des bailleurs de fonds ont été correctement préparés et présentés en annexe aux états financiers du projet. Cet état de rapprochement devrait indiquer le mode de décaissement (Avance sur Compte Désigné, réapprovisionnements par relevés de dépenses, paiements directs, etc.).
- Les Rapports financiers Intermédiaires (RFI), établis trimestriellement, sont complets et le contenu des rapports (les soldes courants et/ou cumules) sont les mêmes qu’aux soldes tel que dans les états financiers du projet à la fin de chaque trimestre. Ainsi que si les comparatifs du budget sont bien en accord avec le budget annuel du projet.
- Les biens acquis dans le cadre du projet sont convenablement conservés et sont utilisés dans le cadre prévu pour la réalisation des objectifs du projet.
- Les dépenses inéligibles[2] dans les demandes de remboursement de fonds identifiées lors de l’audit ont été remboursées au Compte Désigné. Ces dépenses feront l’objet d’une note séparée dans le rapport d’audit.
- Les diligences de clôture de projet spécifiques aux projets financés par la Banque Mondiale sont implémentées en conformité avec les directives de cette dernière. (Les diligences sont à proprement dire effectué par l’unité d’exécution du projet lui-même, et non par l’auditeur externe qui n’en effectue que la revue, selon les stipulations de l’accord de crédit) Un paragraphe résumant l’essentiel des diligences de clôture est décrit ci-après à l’annexe 1. L’évaluation de la mise en œuvre de ces diligences fera l’objet d’une note séparée dans le rapport d’audit.
A l'issue de cette mission, l’auditeur émettra plusieurs lettres d’opinion dans le cadre de l’exécution de l’audit des états financiers du Projet qui comprendront les comptes annuels et le tableau des emplois et ressources de la période et feront des recommandations pratiques pour l'amélioration du contrôle interne.
En conformité avec les normes de l’IFAC, l’auditeur devra accorder une attention particulière aux points suivants:
- Fraude et Corruption : Conformément à la norme ISA 240 (Prise en compte du risque de fraude et d’erreur lors de l’audit des comptes), l’auditeur devra identifier et évaluer les risques de fraude, obtenir ou fournir des preuves d’audit suffisantes d’analyse de ces risques et traiter de manière appropriée les fraudes identifiées ou suspectées.
- Lois et Règlements : En élaborant l’approche d’audit et en exécutant les procédures d’audit, l’auditeur devra évaluer la conformité de l’Unité de Coordination du Projet avec les lois et les règlements qui pourraient affecter significativement les états financiers comme requis par la norme ISA 250 (Prise en compte du risque d’anomalies dans les comptes résultant du non-respect des textes légaux et réglementaires).
- Gouvernance : La communication avec les responsables du Projet en charge de la Gouvernance des points d’audit significatifs en conformité avec la norme ISA 260 (Communication sur la mission avec les personnes en charge de la Gouvernance).
- Risques : Dans l’objectif de réduire les risques d’audit à un niveau relativement faible, l’auditeur mettre en œuvre les procédures d’audit appropriées en réponse aux risques d’anomalies identifiés à l’issue de son évaluation. Cela en conformité avec la norme ISA 330 (Procédures d’audit mises en œuvre par l’auditeur à l’issue de son évaluation des risques).
- États financiers du projet :
L’auditeur doit obtenir une opinion indépendante sur la sincérité et la régularité des états financiers. Le rapport de l’auditeur, comprenant la réponse du Service de Gestion des projets (SGP) à l’auditeur, doit être soumis à la Banque au plus tard 6 mois après la date de clôture de l’exercice concerné.
Les états financiers du projet seront vérifiés chaque année et couvriront tous les aspects du projet, ainsi que les emplois des fonds et les dépenses engagées. L’audit portera également sur les opérations financières ainsi que les systèmes de contrôle interne et de gestion financière et comportera un examen détaillé des relevés de dépenses, du Compte Désigné et du Compte de projet pour les fonds reçus respectivement des bailleurs de fonds et les dépenses effectuées au cours de l’exercice clos aux mêmes dates.
Les états financiers du projet devraient comprendre :
- un état des ressources (fonds reçus de la Banque, d’autres bailleurs de fonds et les fonds de contrepartie) et emplois (dépenses engagées au cours de l’exercice par source de financement, composantes, grandes rubriques et par catégories) ;
- Une situation patrimoniale indiquant les fonds cumulés du projet, les soldes bancaires, les autres actifs et passifs du projet.
- les notes aux états financiers reprenant les principes comptables utilisés et présentant une analyse détaillée et expliquée des principaux comptes ;
- Une liste complète de tous les équipements achetés, incluant les dates d’achat, la valeur et l’état de chaque immobilisation.
- Un état de rapprochement entre les montants indiqués sous la rubrique «fonds reçus de la Banque pour le projet» et les montants enregistrés au titre des décaissements de la Banque avec précision du mode de décaissement (comptes désignés, paiements directs, engagements spéciaux ou remboursements).
- Relevés de dépenses :
L’auditeur est tenu de vérifier, outre les états financiers des du projet, tous les relevés de dépenses présentés à l’appui des demandes de retrait de fonds. Les auditeurs doivent vérifier toutes les demandes soumises à la Banque par l’Emprunteur. Il doit procéder à tous les contrôles et vérifications qu’il juge nécessaires en la circonstance. Il devra examiner ces dépenses avec soin pour déterminer si elles sont admissibles au regard des accords de financement et eu égard, si nécessaire, au document d’évaluation du projet. Lorsqu’il est établi que des dépenses non éligibles ont été incluses dans les demandes de retrait de fonds et remboursées, l’auditeur devra l’indiquer. Il conviendra de présenter en annexe aux états financiers du projet une liste des différentes demandes de retrait de fonds sur présentation de relevés de dépenses en spécifiant le numéro de référence et le montant correspondant. Le montant total des retraits effectués au vu de relevés de dépenses devrait être inclus dans l’état de rapprochement global des décaissements de la Banque décrit précédemment.
- Compte désigné :
Dans le cadre de l’audit des états financiers du Projet, l’auditeur devra analyser les transactions du Compte Désigné qui incluent normalement :
- Les avances reçues de la Banque Mondiale ;
- Les reconstitutions du Compte Désigné soutenues par les demandes de remboursement de fonds ;
- Les intérêts éventuellement générés sur le compte qui appartiennent au Projet ;
- Les retraits relatifs aux dépenses du Projet.
Pour cela, un état de justification de l’utilisation des comptes désignés et l’opinion de l’auditeur y relatif doivent faire partie du rapport d’audit.
L’auditeur accordera une attention particulière à la conformité des soldes du Compte Désigné à la clôture de l’exercice fiscal avec les procédures de la Banque Mondiale. L’auditeur examinera l’éligibilité des transactions financières couvrant la période sous revue et les soldes des fonds à la clôture de l’exercice fiscal en conformité avec les dispositions de l’accord de financement et de la lettre de décaissement. Il examinera l’adéquation du système de contrôle interne en fonction du mécanisme de décaissement. Il convient de noter que les conditions de gestion des Comptes Désignés sont décrites dans les sous section 5.3 de l’accord de financement et paragraphe I de la lettre de décaissement.
L’auditeur examinera l’éligibilité et l’exactitude :
- Des transactions financières durant la période sous revue ;
- Des soldes des comptes à la clôture de l’exercice sous revue :
- De l’utilisation du Compte Désigné en conformité avec l’accord de financement ;
- De l’adéquation du contrôle interne avec le mécanisme de décaissement.
- Comptes du projet :
L'auditeur est tenu de vérifier également, les mouvements de fonds sur le Compte de chaque financement sur la base des états de rapprochement préparés par le SGP.
L’auditeur doit se faire une opinion sur le respect des procédures des bailleurs de fonds et du Gouvernement et sur le solde du Compte Désigné et du Compte de Projet en fin d’exercice. Il doit chercher à établir si les transactions financières effectuées pendant la période considérée, de même que les soldes à la fin de cette période, étaient admissibles et correctes, vérifier si le Compte Désigné et le Compte de Projet ont été gérés et utilisés conformément aux accords de financement et les procédures de l'Emprunteur et si les contrôles internes applicables à ce mode de décaissement sont adéquats.
Les états de rapprochement du Compte Désigné et du Compte de Projet dûment préparés par le SGP devront obligatoirement accompagner l’opinion de l’auditeur sur l'utilisation des ressources qui y ont transitées.
- Système de contrôle interne :
L’auditeur est tenu de procéder à un examen exhaustif et approfondi du système de contrôle interne allant au-delà de la revue standard qu’il effectue normalement dans le cadre d’un audit classique. Le but de cet examen est d’obtenir une compréhension suffisante des règles et procédures de gestion administrative, comptable, financière et budgétaire en place et vérifier que ces règles et procédures sont adéquates et fiables, mises en application et fonctionnent correctement. L’auditeur appréciera plus particulièrement : i) les systèmes comptables et d’information pour déterminer s’ils sont adéquats ; et ii) la capacité du personnel comptable et financier à gérer efficacement le programme. Les conclusions de cet examen seront consignées dans un rapport séparé (Lettre à la Direction) à l’attention du SGP dans lequel il rendra compte de toutes les faiblesses et autres défaillances du système, évaluera les risques liés aux défaillances du contrôle interne et fera des recommandations pratiques et pertinentes pour son amélioration. La lettre à la direction couvrira et ne sera pas limitée aux :
- Commentaires et observations sur les dossiers, systèmes et contrôles comptables examinés pendant l’audit ;
- Carences particulières et les points faibles des systèmes et des contrôles, et présentera des recommandations en vue de leur amélioration.
- Degré de conformité à chacune des clauses financières de l’accord de financement et présentera des commentaires, le cas échéant, sur les facteurs internes et externes affectant le respect de ces clauses ;
- Les problèmes de communication identifiés durant l’audit susceptibles d’avoir un impact significatif sur l’exécution du Projet ;
- Les commentaires sur la résolution des anomalies et réserves
- Les commentaires sur les recommandations non exécutées des rapports d’audit précédents ; Questions qui auront attiré leur attention durant l’audit parce qu’elles pourraient avoir un effet notable sur l’exécution du programme.
- Résultat de l’audit :
Pour chaque projet, la mission d’audit donnera lieu à la préparation des trois rapports suivants :
- Le Rapport d’audit qui devrait comprendre une opinion professionnelle explicite sur les points suivants, à savoir si (i) les États Financiers du Projet donnent une image fidèle de la situation du Projet ; (ii) la conformité à l’accord de financement et aux règles, procédures et directives de la Banque (iii) les dépenses remboursées sur la base des Relevés de Dépenses sont éligibles au financement de la Banque et inscrites aux EFP ; et (iv) le Compte Désigné a été utilisé exclusivement pour le paiement des dépenses autorisées telles qu’elles sont inscrites aux EFP.
Les auditeurs tiendront compte des obligations statutaires et autres critères de divulgation et comptabilité stipulés dans l’Accord de Financement et mentionneront dans le rapport toute exception y afférente ainsi que son impact sur les EFP.
- Le Rapport sur le Contrôle Interne (Lettre à la direction), qui fera rapport à la direction de tout problème important portant sur la comptabilité et les procédures de contrôle relevé dans le cadre de la revue des mécanismes de contrôle interne du SGP et du projet, ainsi que du risque qui y est associé. La lettre, ainsi que les réponses de la direction, et les recommandations visant à corriger la situation et les insuffisances, seront mises à la disposition du SGP en temps opportun. En annexe à la lettre à la direction l’auditeur indiquera si les recommandations faites dans la lettre précédente ont été prises en considération par le SGP et de quelle manière.
- L’Avis de Revue Trimestrielle, En plus de l’audit annuel du Projet, une revue trimestrielle des Rapports Financiers Intermédiaires (RFI) est requise. Un avis professionnel explicite si les RFI du Projet donnent une image fidèle de la situation du Projet à la clôture de chaque trimestre.
L’opinion sera principalement sur les RFI, cependant l’auditeur devra mentionner dans un paragraphe explicatif dans son avis si les données dans les rapports financiers s’accordent avec les rapports de progrès physiques et les rapports de passation de marché du projet.
- Irrégularités et pratiques frauduleuses :
Le Service de Gestion des Projets veillera à établir et maintenir un système adéquat de contrôle interne. Il sera également chargé de veiller au respect des réglementations statutaires et autres ainsi que de la prévention et détection des irrégularités, notamment les pratiques frauduleuses. Quoique les auditeurs ne soient pas spécifiquement chargés de détecter de tels cas, l’audit sera planifié et mené de manière à ce que les auditeurs soient raisonnablement en mesure de découvrir des déclarations matérielles erronées dans les comptes résultant d’irrégularités, notamment les pratiques frauduleuses ou infractions aux réglementations.
Les auditeurs adresseront sans délai au représentant désigné, au SGP, et à la Banque mondiale un rapport écrit faisant état des faiblesses, fraudes, irrégularités ou défaillances comptables importantes notées au cours du déroulement normal de leur mandat.
- Accès :
Les auditeurs auront accès aux livres, comptes, reçus, Accord de Don, Accord de Projet et Lettres Supplémentaires connexes, Document d’Évaluation de Projet, correspondance, et tout autre document se rapportant au Projet ainsi qu’à toute information et explication qu’ils jugent nécessaires à la bonne exécution de leurs tâches et obligations.
En outre, les auditeurs obtiendront copie des publications de la Banque mondiale dont le SGP doit tenir compte, notamment : (i) le Manuel de Comptabilité générale, Information financière et Audit ; (ii) le Manuel de gestion financière du projet ; (iii) les Directives relatives à la passation des marchés, et (iv) les Directives sur l’établissement des rapports de suivi financier.
En certaines occasions, les représentants de la Banque mondiale peuvent souhaiter rencontrer les auditeurs du projet dans le cadre d’une visite au cabinet d’audit, examiner les dossiers de travail, et discuter les travaux accomplis et conclusions arrêtées par les auditeurs. L’auditeur ne doit en aucune manière limiter l’accès à l’information et répondre à toutes les questions soulevées par le représentant de la Banque mondiale. Une discussion formelle sera organisée par l’intermédiaire du bureau ou représentant désigné du Projet. La Banque mondiale se réserve ce droit au cours de la réalisation de l’audit ainsi qu’au cours des deux années qui suivent le contrat d’audit.
- Points Généraux
Les états financiers incluant le rapport d’audit, la lettre de contrôle interne et la réponse de la Coordination du Projet devront parvenir à la Banque dans six mois après la clôture de l’exercice fiscal sous revue.
Conformément aux procédures de rotation des auditeurs mises en place, le mandat de l’audit n’est pas renouvelable.
L’auditeur soumettra le rapport à l’agent désigné du Projet (exemple : Coordonnateur) plutôt qu’à tout autre employé membre Projet. Cet agent transmettra 2 copies des rapports d’audit report accompagnés des états financiers à la Banque incluant la lettre de contrôle interne.
Il est extrêmement souhaitable que l’auditeur ait pris connaissance des directives sur l’établissement ( 30 juin 2003) des rapports financiers et la révision des comptes des projets financés par l’IDA qui récapitulent les exigences en matière de préparation de rapports financiers et d’audit: L’auditeur consultera également les Directives en passation de marchés de la Banque Mondiale. L’auditeur devra aussi prendre connaissance du Manuel des décaissements de la Banque mondiale (mai 2006). Ces documents lui seront fournis par le Chargé de Projet ou sur le site Internet de la Banque.
- Composition et profils de l’équipe d’audit :
La mission sera réalisée par un cabinet (firme) d’audit et d’expertise comptable indépendant faisant profession habituelle d’auditer les comptes, agréé à Djibouti ou régulièrement inscrit au tableau d’un ordre d’experts-comptables reconnu au plan international par l’IFAC ou la FIDEF. Il est important de noter que, un cabinet ayant participé aux mêmes projets avec le même bailleur au cours des trois dernières années n'est pas éligible à candidater.
Le personnel clé de la mission devra comporter au moins (i) un Expert Comptable Diplômé justifiant d’au moins 7ans d’expérience d’audit financier et ayant une bonne connaissance des procédures de gestion fiduciaire et audits des projets financés par des bailleurs de fonds multilatéraux - des expériences avec des projets Banque Mondiale seront un atout, (ii) un Chef de mission ayant au moins un diplôme niveau (BAC + 5 ou plus) en audit, comptabilité et justifiant d’une expérience de 10 ans au moins d’audit financier, (iii) un vérificateur justifiant d’une expérience de cinq (05) ans au moins en cabinet d’audit, et (iv) un Spécialiste en passation de marchés ayant au moins un diplôme niveau (BAC + 5 ou plus) et justifiant d’une expérience de cinq (05) ans au moins dans l’audit de la passation de marchés des projets financés par des bailleurs de fonds – des expériences avec la Banque mondiale seront un atout.
- Durée de la mission :
La durée de CHAQUE mission est estimée à dix (10-15) jours, commencera au maximum dix (10) jours après la notification de l’attribution du contrat, et se terminera à la présentation de la version provisoire du rapport d’audit. La mission sera réalisée sur la base d’un contrat de deux ans. La reconduction à la deuxième année en fonction de la bonne satisfaction du client et de la Banque Mondiale.
- Rapports :
À la fin des travaux de l’audit, cinq (05) exemplaires du rapport en version provisoire et une (01) version numérique seront présentés au Service de gestion du projet.
L'auditeur transmettra au Service le rapport final en dix (05) exemplaires et en version électronique, sous un délai ne dépassant pas les 10 jours.
… fin des TdR
Annexe : Procédé de révision de Relevé des Dépenses (RDD)
La Banque a pour politique d’exiger que le projet soit supervisé car elle veut s’assurer que les fonds sont exclusivement utilisés aux fins pour lesquelles le prêt a été accordé, que les principes d’économie et d’efficience sont respectées et que l’objectif de développement durable du projet est dûment pris en compte.
Selon la méthode de déboursement par transaction, les fonds du crédit sont dépenses sur la base des RDD pour les dépenses inférieures à un seuil établi par l’accord de légal de chaque projet. La révision des RDD permet de s’assurer de l’éligibilité des dépenses, l’adéquation et la suffisance des documents, ainsi que l’application de procédures de contrôles minimum dans l’établissement des RDD.
Les objectifs de cette révision sont de garantir que les fonds déboursés sous les RDD sont uniquement utilisés aux fins attendus conformément aux accords légaux, et également de minimiser toute possibilité d’abus. Cette révision inclut :
- Déterminer si les niveaux de révisions et d’approbation à l’intérieur du système de contrôle en ce qui concerne le déboursement des RDD sont adéquats ;
- Déterminer si les procédures de RDD sont correctement utilisées en accord avec les accords légaux du projet ;
- Déterminer si le projet maintient une documentation adéquate permettant de soutenir les réclamations pour les déboursements envoyés à la Banque basés sur les RDD ;
- Vérifier que les dépenses sont éligibles pour le financement par la Banque Mondiale et sont correctement comptabilisées et reportées de point de vue catégories de déboursement ainsi que les pourcentages de déboursement exacts en conformité avec l’accord de crédit ;
- Identifier toute dépense inéligible, remise en question ou non justifiée, et le cas échéant recommander toute action de suivi, et ;
- Proposer toute amélioration possible des pratiques de gestion financière du projet suite à toute déficience rencontrée durant le projet.
Le procédé de révision des RDD consiste en :
- Obtenir les demandes de retrait de fonds (DRF) sur la base des RDD, et sélectionner un échantillon pour révision sur place. L’échantillon sélectionné de RDD devra être choisi parmi la liste des DRF disponible au système « Client Connection » de la Banque – le système informatique de déboursement de la Banque est également un autre moyen d’obtenir des informations sur les DRF. La sélection de l’échantillon devra être basé sur (i) la nature, la taille et le nombre de contrats estimés en dessous du seuil de RDD ; (ii) l’expérience avec le projet en particulier ; et (iii) une période raisonnable accordée à la révision et une considération des coûts effectifs. Généralement, au moins 40?s dépenses basées sur le RDD devraient être révisées. Le nombre de transactions et le montant des dépenses doivent être pris en considération[3].
- Révision des procédures de contrôle interne concernant les déboursements sur la base des RDD. Le réviseur devra prendre en considération les contrôles et documents suivants dans le cas où les contrôles s’avèrent insuffisants :
- Une révision de la documentation. La documentation (les pièces justificatives) de l’échantillon des DRF sélectionnées est révisée. Les documents minimums justifiant les paiements sont (a) une preuve de demande (documents de passation de marché, (b) une preuve de réception et (c) une preuve de demande.
- Vérifier l’éligibilité des dépenses. La révision détermine si les dépenses sont justifiées et sont éligibles pour le déboursement de la Banque conformément aux accords légaux.
Révision du RDD
Sommaire des résultats
Numéro du projet : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crédit N° : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Don N° : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Période des dépenses : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Date de révision : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Partie N° 1 : Sélection des RDD
|
N° de transaction[4]
|
N° de Demande
de DRF
|
N° de page de RDD
|
N° de l’item dans le RDD
|
Montant
|
Description des dépenses
|
Constatations
et commentaires
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Partie N° 2 : Sommaire des dépenses remises en questions et non justifiées
|
Numéro de Transaction
|
Montant
|
Constatations
|
Recommandations et actions de suivi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
La revue détaillée des transactions comptables
Date : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Révisé par : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Partie A : information de référence des RDD
|
Numéro de crédit / don.
|
|
|
Nom du projet.
|
|
|
Numéro de l’application.
|
|
|
Numéro de page du RDD / Num. de l’item.
|
|
|
Montant de la transaction.
|
|
|
Catégorie de déboursement.
|
|
|
Période du signalement.
|
|
|
Description des dépenses.
|
|
Partie B : Liste et résultat de la revue de chaque transaction comptable
|
|
Description des documents
|
Disponible
(Oui, Non, NA)
|
Acceptable
(Oui, Non, NA)
|
|
1
|
Documents de passation de marché.
|
|
|
|
2
|
Commande / contrat de l’achat.
|
|
|
|
3
|
Lettre de garantie.
|
|
|
|
4
|
Facture du Fournisseur et/ou certificat d’origine.
|
|
|
|
5
|
Documents de douanes.
|
|
|
|
6
|
Certificats du sous traitant ou certificat/facture du consultant.
|
|
|
|
7
|
Autres preuves de réception des biens ou services.
|
|
|
|
8
|
Autorisation pour le paiement.
|
|
|
|
9
|
Preuve de paiement.
|
|
|
|
10
|
Pièces et journal comptable.
|
|
|
Conclusion :
1) Les dépenses sont-elles éligibles pour un financement de la Banque ? (O/N).
2) Les dépenses sont-elles correctement justifiées (O/N).
3) Commentaires et recommandations.
… fin de l’annexe
Annexe 1 : Suivi Diligences de clôture
|
N°
|
Opérations
|
Délai
|
Responsable
|
Commentaires Auditeur
|
|
1
|
Etablissement du dernier PTBA ne retenant pour le bailleur que les activités pouvant être entièrement réalisées et réceptionnées
|
Début exercice
|
UGP
|
|
|
2
|
Inventaire général du patrimoine du projet et établissement de la liste des biens à transférer à l’Etat
|
Fin période de clôture
|
UGP
|
|
|
3
|
Autres procédures de clôture : gestion des contrats au moment de la clôture :
Le projet est responsable de la gestion et du suivi de tous les contrats requis dans le cadre de l’exécution du projet :
- S'assurer que les paiements sont effectués sur tous les contrats achevés à la date de clôture
- Résoudre les problèmes contractuels au plus tard à la date limite de décaissement
- Tenir informée l'équipe de la Banque Mondiale informée des enjeux majeurs
|
Fin période de clôture
|
UGP
|
|
|
4
|
Elaboration des états financiers de clôture du projet :
Les états financiers de clôture du projet doivent intégrer comme charges à payer :
- L’ensemble des livraisons intervenues avant la clôture mais non encore payées ;
- Les honoraires de l’auditeur externe dont le rapport est attendu dans les deux mois suivant la clôture du projet.
- Les frais de clôture des comptes désignés, le cas échéant.
Le bailleur doit être informé de l’existence de ces charges à payer afin de doter des provisions de trésorerie avant la clôture des décaissements notamment si le besoin de financement correspondant ne peut être couvert à partir des fonds disponibles dans les comptes désignés.
|
Dans le mois suivant la clôture du projet
|
UGP/RAF
|
|
|
5
|
Préparation du rapport de clôture du projet
|
6 mois après la date de clôture
|
UGP
|
|
|
6
|
Dispositions spéciales : Ouverture du compte séquestre
Lorsque les frais d’audit sont des dépenses éligibles pour le projet et que l’audit est achevé et facturé avant la date limite de décaissement, le projet peut demander le remboursement des coûts d’audit encourus dans une demande de retrait.
Des dispositions spéciales peuvent être nécessaires pour le paiement des frais de l’audit final à partir du compte de financement (compte séquestre, par exemple) si l’audit doit être réalisé après la date limite de décaissement. Pour que les frais de l’audit final puissent être retirés du compte de financement
- Le projet doit signer un contrat concernant cet audit final avant la date de clôture,
- Le contrat devrait être établi pour une somme forfaitaire ou un prix fixe et stipuler que l’audit final doit être achevé dans un délai de six mois à compter de la fin de l’exercice fiscal au cours duquel le dernier décaissement a été effectué au titre du financement
Le paiement peut être versé dans un compte séquestre ouvert par l’emprunteur auprès d’une banque commerciale avant la date limite de décaissement. La procédure d’ouverture d’un compte séquestre est décrite comme suit :
- Une lettre d’accord concernant l’ouverture d’un compte séquestre est signée entre le Projet et la banque commerciale jugée acceptable par la Banque. Cette lettre d’accord devrait indiquer la somme forfaitaire convenue pour payer l’audit ou la portion non réglée de celui-ci, si une avance a été versée, conformément au contrat relatif à l’audit final, et définir les responsabilités respectives de la banque commerciale et du projet.
- Celui-ci peut déposer le montant convenu dans le compte séquestre à partir du compte désigné à partir du compte désigné, si le solde restant est suffisant, ou soumettre une demande de paiement direct pour que la Banque dépose directement ce montant dans le compte séquestre. Le paiement doit être versé au plus tard à la date limite de décaissement.
- La banque commerciale paie l’auditeur lorsque l’audit a été achevé et accepté par le Projet. Ce dernier devrait conserver une copie de la facture et du reçu délivré par l’auditeur et rembourser à la Banque tout montant déposé dans le compte séquestre qui dépasser le montant effectivement versé.
Après l’ouverture du compte séquestre, le Projet devrait envoyer à la Banque une demande de retrait, accompagnée de pièces justificatives, dont une copie du contrat signé, du cahier des charges de l’audit et de la lettre d’accord.
|
Avant la date limite de décaissement
|
UGP
|
|
|
7
|
Réalisation de la dernière mission d’audit et présentation du rapport
|
Dans les deux mois suivant la date de clôture
|
Auditeur externe
|
|
|
8
|
Justification des soldes des comptes bancaires et transfert au bailleur de fonds des reliquats non utilisés localement
Responsabilités du projet avant la date de clôture :
Confirmer la mise en place d’un « délai de grâce » - cf. lettre de décaissement - OU que la Banque a envoyé un avis prévoyant une période maximale de 4 mois, selon le cas.
Gérer le recouvrement du compte spécial / du compte désigné en tenant compte des flux de trésorerie
S’assurer qu’à tout moment le solde indiqué sur Client Connection comme solde non documente correspond à la comptabilité du projet, sinon se rapprocher du service de décaissement au plus tôt pour effectuer un rapprochement des états financiers
Si les frais d’audit sont financés par le prêt, assurez-vous que le contrat à prix fixe est en place pour l’audit final et que des dispositions sont prises pour le paiement
S'assurer que des dispositions appropriées sont prises pour le paiement des retenues de garantie dans le cadre de garanties allant au-delà de la date de clôture
Résoudre toutes les questions contractuelles
Informer l'équipe du TTL de tout problème important de contrat non résolu
Responsabilités du projet avant la date limite de décaissement :
Assurer le recouvrement complet du compte spécial / du compte désigné
Se rapprocher des agences Nations Unies pour la justification complète et/ou remboursement des montants avancés dans le cadre des contrats UN
S'assurer que les dépenses réclamées près de la date de clôture sont admissibles (services rendus, marchandises reçues, travaux finalisés à la date de clôture)
Veiller à ce que toutes les demandes de retrait, y compris les pièces justificatives relatives à l'utilisation des avances antérieures, soient reçues par la Banque au plus tard à la date limite de décaissement
Responsabilités du projet dans les 2 mois qui suivent la date limite de décaissement :
Rembourser tout solde non documenté restant dans le compte désigné / Compte Agence Nations Unies à la Banque mondiale dès que possible
Dans la mesure du possible, assurez-vous que l'audit est terminé et que les honoraires finaux sont payés
Remarques :
1. S'il n'y a pas de période de grâce et si le projet en a besoin, vous devez en faire la demande au Chargé de Projet.
2. Les marchandises achetées près de la date de clôture auront besoin de factures et de bons de livraison soumis comme documentation complète. Il en est de même des dépenses payées après la date de clôture ; pendant la période de grâce. Une bonne pratique est de soumettre ces dépenses avec une note signée du coordonnateur du projet qui confirme que les biens/service/travaux ont bien été reçus/rendus/achevés au plus tard à la date de clôture.
3. Après la date limite de décaissement, aucune autre demande ne sera traitée. Il est très important que les projets soumettent la demande de décaissement finale bien avant la date limite de dépôt des demandes afin de tenir compte de tout problème potentiel avec cette demande.
4. Toute avance de compte désignée en cours doit être remboursée au plus tard dans les 2 mois qui suivent la date limite de décaissement ou alors le projet va être considéré comme caduque ce qui pourrait impacter négativement tous les autres projets du pays. Il en est de même des montants avancés aux Agences des Nations Unies.
5. Si le projet nécessite un ralentissement du le processus de recouvrement, veuillez-vous rapprocher du Chargé de Projet, en copiant le personnel des décaissements. Vous devrez expliquer pourquoi le recouvrement doit être retardé et comment le compte désigné peut être recouvré avant la fin de la période de grâce. La Banque préférerait que la plupart des paiements soient effectués à partir du compte désigné plutôt que de nombreuses demandes de paiement direct présentées lors de la clôture du prêt. L'accent doit être mis sur la bonne gestion des flux de trésorerie.
6. Si un projet n'est pas entièrement décaissé, l'emprunteur / bénéficiaire peut demander une prolongation de la date de clôture- se rapprocher du chargé de Projet pour les demandes d’extension-. Si l'extension de la date de clôture est approuvée et traitée, les montants déjà recouvrés peuvent être reversés dans le compte désigné lorsqu'une demande d’avance est soumise.
|
A l’issue de la mission d’audit
|
UGP
|
|
|
9
|
Evaluation des acquis et émission du rapport final de réalisation du projet
|
Après réception du dernier rapport d’audit
|
Bailleur de fonds/
Gouvernement
|
|
|
10
|
Transmission des biens et des archives du projet au Gouvernement
|
Après évaluation des acquis du projet
|
UGP
|
|
|
11
|
Suivi des retenues de garantie jusqu’à leur échéance
Les retenues de garantie sont des fonds retenus par un contractant par le projet en attendant l'achèvement de la période de garantie du contrat ou jusqu'à une autre date spécifiée (par exemple, un an à compter de la date de la facture originale). On parle de "Sécurité de performance"
Eligibilité au décaissement lorsque la période de garantie dépasse la date de clôture :
Contrat pour travaux achevés et travaux acceptés provisoirement à la date de clôture
Le contrat prévoit l'option de remplacer la retenue de garantie par une garantie bancaire à la demande ou toute autre garantie de bonne exécution appropriée
La prorogation de la date de clôture peut être envisagée pour permettre la constitution d'une garantie bancaire
Procédures de réclamation des retenues de garantie :
Le projet obtient une garantie bancaire
Le projet envoie une demande de retrait avec copie de la garantie bancaire et preuve d'acceptation provisoire
À la fin de la période de responsabilité, le projet conserve une copie de la certification de l’accomplissement des travaux
Le projet rembourse tout montant retiré qui excède le montant des dépenses éligibles.
|
Après émission du rapport de clôture du projet
|
Gouvernement
|
|
|
12
|
Evaluation des impacts du projet
|
A tout moment après la clôture
|
Gouvernement ou bailleur avec l’accord du gouvernement
|
|
|
13
|
Restitution des garanties
|
A tout moment
|
UGP
|
|
|
14
|
Suivi et clôture des licences en cours jusqu’au au xxxxxxx
(xxxxxxx = date de cloture)
Etablir un état de suivi des licences et leurs dates d’expiration
|
A la clôture
|
UGP
|
|
|
15
|
PROCEDURE SPECIALE: PAIEMENT DES RETENUES DE GARANTIE POUR LESQUELS LA PÉRIODE DE GARANTIE VA AU-DELÀ DE LA DATE DE CLÔTURE
Les retenues de garantie sont des fonds retenus par un contractant par le projet en attendant l'achèvement de la période de garantie du contrat ou jusqu'à une autre date spécifiée (par exemple, un an à compter de la date de la facture originale). On parle de "Sécurité de performance"
Eligibilité au décaissement lorsque la période de garantie dépasse la date de clôture :
- Contrat pour travaux achevés et travaux acceptés provisoirement à la date de clôture
- Le contrat doit prévoir l'option de remplacer la retenue de garantie par une garantie bancaire à la demande ou toute autre garantie de bonne exécution appropriée. (Il faut donc prévoir un avenant)
|
|
UGP
|
|
|
16
|
Plan de gestion de la période de grâce : La mission recommande dès à présent la formulation d’un plan de gestion de la période de grâce surtout eu égard l’arrêt de la prise ne charge des frais de fonctionnement du projet à partir de la date de la clôture.
|
Doit être finalisé avant la clôture
|
|
|
-------------------------
[1] Dépendant de la complexité des activités de passation de marchés, l’auditeur intégrera dans son équipe, des experts techniques durant toute la durée du contrat. Dans un tel cas, l’auditeur se conformera aux dispositions de la norme ISA 620: Utilisation des travaux d’un expert. La nécessité d’utiliser les travaux d’experts devraient être portée suffisamment à l’avance à l’attention de l’emprunteur et de la Banque Mondiale pour un agrément mutuel et des avis appropriés.
[2] Pour rappel, selon les directives de la Banque, les dépenses inéligibles comprennent ce qui suit :
• Les dépenses non couvertes par les descriptions de projet et qui sortent du cadre des définitions de l'accord de financement ;
• Les dépenses déclarées inéligibles suite à des audits et/ou supervisions ;
• Les dépenses non couvertes par le projet et les catégories de dépenses (décrites) dans l'accord de financement ;
• Les dépenses dont le processus d’acquisition n’est en conformité, ni avec le plan de passation de marchés, et/ou les procédures de passation des marchés convenues de la Banque ;
• Les dépenses effectuées avant la date d’établissement légal de l'accord juridique ou, pour les projets comportant des dispositions de financement rétroactif, avant la date antérieure spécifiée dans l'accord de financement
• Les paiements effectués pour les dépenses engagées après la date de clôture, sauf accord explicite et contraire avec la Banque ;
• Les dépenses pour lesquelles l'emprunteur a été incapable de fournir des pièces justificatives suffisantes et appropriés.
[3] Une DRF souvent contient plusieurs pages de RDD et chaque page contient une ou plusieurs transactions. Soit le numéro de la page ou le numéro de la transaction pourrait être la base de sélection
[4] « Numéro de transaction » indique le numéro attribué à l’item sélectionné pour révision. Il est créé uniquement pour la révision du RDD et n’apparaît pas dans le RDD.
